A cégbejegyzési (változásbejegyzési) kérelemben kétféle irat szerepelhet:
1. Eredetileg papír alapú okiratok szkennelt formában, minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva
Ebben az esetben a papír alapú cégiratok elektronikus okirati formába való átalakítása szükséges. A jogi képviselő feladata a bejegyzési kérelem mellékletét képező, nem általa készített okiratok (pl: tulajdoni lap, hatósági engedély) elektronikus okirati formába történő átalakítása.
Ez a gyakorlatban a papír alapú iratok szkennelését és (ha a törvény eltérően nem rendelkezik) minősített elektronikus aláírással, valamint időbélyegzővel való ellátását jelenti.
A szkennelésre vonatkozó műszaki követelmények:
- A szkennelt képeket kizárólag abban az esetben fogadja el a
cégbíróság, ha azon az eredeti papír alapú okirat szövege jól
olvasható.
- A szkennelt dokumentumok legalább 300 dpi felbontásúak legyenek.
- A szkennelt kép fekete-fehér legyen, tehát ne színes és ne
szürkeskálás.
- A szkennelt dokumentum PDF formátumú lehet.
- A szkennelt dokumentum lehetőleg ne tartalmazzon üres oldalakat, azaz kétoldalas szkennelésnél az üres oldalak
elhagyandók.
- Szkennelés után ellenőrizze a szkennelt dokumentum méretét. Ha a fájlméret oldalanként többszáz kB vagy 1 MB-nál is több, akkor ellenőrizze a szkenner beállításokat és szkennelje újra a dokumentumot. Javasoljuk, hogy az összes fájl mérete együttesen ne haladja meg a 25 MB-ot.
A papír alapú cégiratok megőrzése és bemutatása
A jogi képviselő az eredetileg nem elektronikus formában készült okiratok megőrzéséről az ügyvédi tevékenységekről szóló törvény, illetve a közjegyzőkről szóló törvényben szabályozott módon gondoskodik. A jogi képviselő köteles a papíralapú okiratot a cégbíróság felhívására bemutatni az elektronikus okirattal való egyezőség megállapítása érdekében, ha e tekintetben a cégbíróságnak kételye merül fel. A jogi képviselő tevékenységének befejezésekor az ügyvédi/közjegyzői levéltár veszi át az őrzési és a bemutatási feladatokat.
2. Eredetileg elektronikus formában létrehozott okiratok, ha azokat az okirat aláírói minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel látták el
Elektronikus okiratok is közvetlenül csatolhatóak az elektronikus bejegyzési kérelemhez, ha azokat az aláírók minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel látták el.
A csatolt okiratok formátuma sima szöveg (text) és PDF lehet, vagy olyan ES3, illetve DOSSZIE kiterjesztésű elektronikus akta, amelyben az előzőleg felsorolt formátumú iratok szerepelnek.
Amennyiben az okiratokat papíron is aláírják (pl. a cég tulajdonosai), akkor az aláírt papír okiratokat kell szkenneléssel PDF formátumú elektronikus okirattá alakítani.
A szkennelt okiratok és az elektronikus úton keletkezett okiratok vegyesen is szerepelhetnek az elektronikus kérelemben.
