A cégbejegyzési (változásbejegyzési) kérelemben kétféle irat szerepelhet:
1. Eredetileg papír alapú okiratok szkennelt formában, minősített
elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva
Ebben az esetben a papír alapú cégiratok elektronikus okirati
formába való átalakítása szükséges. A jogi képviselő feladata a
bejegyzési kérelem mellékletét képező, nem általa készített okiratok
(pl: tulajdoni lap, hatósági engedély) elektronikus okirati formába
történő átalakítása.
Ez a gyakorlatban a papír alapú iratok szkennelését és (ha a törvény
eltérően nem rendelkezik) minősített elektronikus aláírással, valamint
időbélyegzővel való ellátását jelenti.
A szkennelésre vonatkozó műszaki követelmények:
- A szkennelt képeket kizárólag abban az esetben fogadja el a
cégbíróság, ha azon az eredeti papír alapú okirat szövege jól
olvasható.
- A szkennelt dokumentumok legalább 300 dpi felbontásúak legyenek.
- A szkennelt kép fekete-fehér legyen, tehát ne színes és ne
szürkeskálás.
- A szkennelt dokumentum PDF formátumú lehet.
- A szkennelt dokumentum lehetőleg ne tartalmazzon üres
oldalakat, azaz kétoldalas szkennelésnél az üres oldalak
elhagyandók.
- Szkennelés után ellenőrizze a szkennelt dokumentum méretét. Ha a fájlméret oldalanként többszáz kB vagy 1 MB-nál is több, akkor ellenőrizze a szkenner beállításokat és szkennelje újra a dokumentumot. Javasoljuk, hogy az összes fájl mérete együttesen ne haladja meg a 25 MB-ot.
A papír alapú cégiratok megőrzése és bemutatása
A jogi képviselő az eredetileg nem elektronikus formában készült
okiratok megőrzéséről az ügyvédi tevékenységekről szóló 2017. évi
LXXVIII. törvény 46. § alapján, illetve a közjegyzőkről szóló 1991. évi
XLI. törvény 158. § - 160. §-ban szabályozott módon gondoskodik. A
jogi képviselő köteles a papíralapú okiratot a cégbíróság felhívására
bemutatni az elektronikus okirattal való egyezőség megállapítása
érdekében, ha e tekintetben a cégbíróságnak kételye merül fel. A jogi
képviselő tevékenységének befejezésekor az ügyvédi/közjegyzői
levéltár veszi át az őrzési és a bemutatási feladatokat.
2. Eredetileg elektronikus formában létrehozott okiratok, ha azokat
az okirat aláírói minősített elektronikus aláírással és
időbélyegzővel látták el
Elektronikus okiratok is közvetlenül csatolhatóak az elektronikus
bejegyzési kérelemhez, ha azokat az aláírók minősített elektronikus
aláírással és időbélyegzővel látták el.
A csatolt okiratok formátuma sima szöveg (text) és PDF lehet, vagy
olyan ES3 kiterjesztésű elektronikus akta, amelyben az előzőleg
felsorolt formátumú iratok szerepelnek.
Amennyiben az okiratokat papíron is aláírják (pl. a cég
tulajdonosai), akkor az aláírt papír okiratokat kell szkenneléssel PDF
formátumú elektronikus okirattá alakítani.
A szkennelt okiratok és az elektronikus úton keletkezett okiratok
vegyesen is szerepelhetnek az elektronikus kérelemben.
A kérelmek kitöltéséhez használható bármely a kitöltést elősegítő program, mely megfelel az IM rendelet mellékletében foglaltaknak, ill. a honlapon közzétett sémadefinícióknak.